Motiver le personnel et encourager son développement

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Créer une motivation

Motiver le personnel fait partie intégrante de la gestion d’un projet et permet d’obtenir le meilleur de chacun. Généralement, nous devons travailler pour gagner notre vie, mais si l’argent est notre principale motivation, ce n’est pas la seule raison pour laquelle nous travaillons. Lorsqu’elle sait qu’elle produit des résultats, une personne apprécie son travail et retire satisfaction d’une tâche bien accomplie. Si vous dirigez un projet, assurez-vous que chacun est bien mis au courant des résultats obtenus. La première étape consiste à recruter la personne qui convient le mieux pour un poste donné ; l’étape suivante consiste à définir clairement son rôle et ses responsabilités ; enfin, la troisième étape consiste à lui donner les moyens de bien faire son travail. C’est à cette dernière étape qu’est consacré notre article.

Célébrer les résultats accomplis

Nous avons la chance, en santé oculaire, de travailler dans un domaine où les résultats sont immédiatement gratifiants. Certains membres du personnel ne font pas directement l’expérience de la joie des patients lorsqu’ils recouvrent la vue. Il est important qu’ils puissent parfois en être témoins ou que le reste de l’équipe les en informe.

Créer un bon cadre de travail

Un bon cadre de travail facilite la tâche de chacun. Un lieu propre, confortable, des toilettes en état de marche, de l’eau et de la nourriture à disposition, concourent à créer un environnement agréable. Il faut également disposer des équipements nécessaires pour mener à bien chaque tâche et les vérifier à intervalles réguliers. Les pannes sont frustrantes et perturbent le planning.

Établir des objectifs précis et permettre l’appropriation

Votre équipe doit œuvrer pour un objectif commun, compris par tous. La plupart des établissements de santé oculaire ont un objectif clair. Tout le personnel doit comprendre la mission de l’établissement et il faut encourager chacun à formuler des suggestions, quel que soit son poste. Les bonnes idées ne sont pas l’apanage des directeurs. Quand on a une idée ou quand on participe à son élaboration, on se sent plus impliqué dans sa mise en pratique.

Engendrer le travail d’équipe et la communication dans les deux sens

Nous avons tous besoin de savoir que nous avons fait du bon travail en tant que membres d’une équipe. La meilleure façon de promouvoir le travail en équipe est d’en apprécier chaque membre à sa juste valeur. Les ingrédients essentiels pour créer et maintenir cet état d’esprit sont : une bonne communication, une excellente compréhension du rôle de chacun et une participation importante. La communication s’effectue de façon informelle jour après jour et d’heure en heure. Les réunions permettent de communiquer de façon plus formelle. Elles doivent être bien menées et les décisions qui en résultent doivent être claires. Mener des actions et produire des résultants est très motivant pour une équipe. À l’inverse, il peut être démoralisant de constater qu’une décision prise lors d’une réunion n’a pas ensuite été appliquée. Les délais ou les complications sont parfois inévitables, mais, dans ce cas, il est important d’en informer l’équipe. Si l’on ne donne pas suite de cette façon, le personnel est d’abord surpris, puis frustré, de constater que les changements promis n’ont pas été effectués.

Incitations et encouragements

Incitations spécifiques : on en revient à l’argent

Nous avons déjà évoqué que chacun travaille principalement pour gagner de l’argent. Chaque membre de votre personnel doit être rémunéré convenablement pour le travail qu’il/elle effectue. Lorsqu’il s’agit d’un emploi traditionnel, infirmier par exemple, vous pouvez vous référer aux échelles de rémunération du gouvernement. Dans le cas de postes moins traditionnels, agent communautaire par exemple, il faut tenir compte à la fois des sommes que l’on peut débourser et de ce que l’employé considère comme une rémunération juste. Il faut convenir du salaire au moment du recrutement et établir un système d’augmentations clair et logique.

On peut également mettre en place des incitations financières en dehors du salaire régulier. Il faut bien y réfléchir, car elles engendrent souvent des problèmes. Pour donner un exemple, dans le cadre d’une stratégie avancée, notre équipe a réalisé en une journée plus de 40 opérations de la cataracte ; le donateur, qui n’était pas présent sur place, nous alors accusé d’avoir augmenté ce chiffre parce que le personnel était payé en fonction du nombre d’interventions réalisées. Fort heureusement, nous avons pu prouver que le chiffre était exact ; dans ce cas particulier, je me suis félicitée que nous n’ayons pas mis en place un système de prime par cataracte !

Certaines organisation ont mis en place une indemnité lorsque leurs employés doivent dormir sur place, afin de les inciter à prendre part à des stratégies avancées. Pour l’une d’entre elles, cela a créé une situation problématique : le personnel refusait de participer à une journée de travail loin du centre, car il n’y avait pas de prime à la clef (puisque chacun rentrait chez soi le soir).

Nous utilisons un système de prime annuelle. Celle-ci doit être accordée à votre discrétion, en fonction des résultats de chacun. Là encore, certains peuvent considérer que cette prime est un droit et éprouver du ressentiment lorsqu’elle ne leur est pas accordée. Par conséquent, lorsque l’on envisage d’instaurer un système de primes ou d’indemnités, il est vraiment crucial d’en examiner toutes les implications avant de le mettre en place.

D’autres mesures incitatives peuvent s’avérer utiles, par exemple une assurance maladie pour l’employé qui peut être étendue au reste de sa famille, moyennant une contribution de sa part. La loi veut que l’on prenne en charge les soins médicaux des employés, mais les gens se font toujours du souci pour la santé de leur famille. Les systèmes d’extension de l’assurance maladie ne sont généralement rentables financièrement qu’à condition d’employer plus de 60 personnes.

Sorties en équipe

L’organisation de sorties permet aux membres du personnel de se réunir en dehors du travail et de s’amuser. C’est un bon moyen d’exprimer votre gratitude et votre appréciation, si votre équipe a travaillé dur et atteint ses objectifs. D’autres activités permettent de consolider l’équipe, bien qu’elles nécessitent un effort, et peuvent être amusantes même si elles ne sont pas relaxantes : l’embellissement du lieu de travail, par exemple.

Remise de prix ou récompenses

On peut par exemple nommer un employé du mois. Ce membre du personnel peut être élu (par ses collègues ou par le conseil d’administration) ou, plus simplement, cette récompense peut être attribuée en fonction des résultats : par exemple, l’agent communautaire du mois pourra être celui qui a amené au centre le plus de patients atteints d’une affection oculaire. En l’absence de critères clairs, la mise en place d’un tel système est semée d’embûches – favoritisme ou votes truqués, par exemple. La reconnaissance de l’employé du mois par ses pairs devrait être plus importante que la récompense (généralement d’ordre financier).

Lorsque l’ensemble du groupe se voit attribuer un prix, c’est encore plus encourageant. Lorsque la communauté des ophtalmologistes ou un organisme donateur reconnaissent officiellement la valeur de votre projet, c’est excellent pour le moral. Si vous avez cette chance, il ne faut pas manquer d’en informer tous les employés !

Encourager le développement du personnel

Évaluations

Il faut commencer par mettre en place des évaluations, si l’on veut gérer les résultats et la motivation de chaque individu. Les évaluations sont d’une importance cruciale : elles aident les employés à comprendre leur rôle au sein de l’équipe et elles améliorent leur communication avec leur directeur.

Au cours de l’évaluation, vous devez vous renseigner sur ce que souhaite la personne, celle-ci doit exprimer ses suggestions et vous devez l’encourager à progresser dans une direction qui lui convienne personnellement, tout en cadrant avec les besoins de l’organisation ou du projet. L’évaluation doit permettre d’établir un programme de développement clair pour ce membre de l’équipe. Ceci implique généralement une formation, mais peut également servir à renforcer un point faible. On ne soulignera jamais assez l’importance d’assurer un suivi de cette évaluation. Lorsqu’on identifie un besoin sans offrir un soutien à cet employé ou sans suivre ses progrès par la suite, celuici se sentira abandonné. Vous trouverez dans l’encadré nº1 des principes généraux pour mener une évaluation.

Formation

Nous aimons tous apprendre et une formation est une très bonne façon de motiver le personnel et de lui permettre de mieux faire son travail. La formation doit cibler à la fois le groupe et l’individu et peut avoir lieu sur place aussi bien qu’à l’extérieur.

Il est très important que les membres du personnel se réunissent à intervalles réguliers pour se former ensemble. La formation peut concerner des aspects spécifiques de leur travail ou bien être centrée sur le développement personnel ou encore traiter de certaines préoccupations – par exemple, comment gérer son stress ou comment éviter la contamination par le VIH. Il faut choisir la formation avec soin et le faire avec l’employé. Il faut choisir l’enseignant ou le formateur qui lui conviendra le mieux et qui lui apprendra ce dont il a besoin. Lorsqu’un employé revient après sa formation, il faut l’encourager à mettre en application ce qu’il a appris. Très souvent, les gens ne reçoivent pas le soutien nécessaire pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris, ce qui est extrêmement décourageant. Le malheureux employé a alors l’impression que sa formation a été une perte de temps.

Les formations peuvent coûter cher et il est parfois plus pertinent de rendre visite à des projets similaires. On peut envoyer sur place un individu ou un groupe.

Conclusion

La réussite ou l’échec d’un projet sont intimement liés aux membres de l’équipe et à la façon dont ils effectuent leur travail. Lorsqu’on gère un projet, il faut toujours faire en sorte de motiver son équipe et de permettre à chacun de travailler dans de bonnes conditions.